こんにちは！塚越会計マイナンバー担当大臣の中原です！
先日、マイナンバー実務検定試験２級に合格しました!!

さて、平成28年1月から行政手続で必要になる個人番号＝マイナンバーの取扱いには多くの注意を払わなければなりません。
ここではマイナンバーの基礎知識について、マイナンバー担当大臣の中原がご案内します。

マイナンバーは、住民票を持つ一人ひとりに割り当てわれる固有の番号です。
この番号は法人にも法人番号が割り当てられます。


何のために割り当てたのか？
➝①行政手続きの効率化（照合作業短縮、入力労務のミス防止）
➝②国民の利便性の向上（申請の手間軽減）
➝③公平公正な社会の実現（脱税、不正受給の防止）

主として税に関するもの、社会保険等に関する手続きのときです。
具体的には次の書類にマイナンバーの記入欄が設けられます。

平成28年1月1日以降提出分について、記載が必要となっています。
●給与所得者の扶養控除等申告書
●給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書
●退職所得の受給に関する申告書
●公的年金の受給者の扶養親族等申告書
●雇用保険被保険者資格取得届
●雇用保険被保険者資格喪失届など

平成29年1月1日以降提出分について、記載が予定されています。
●健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
●健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届
●健康保険被扶養者（異動）届など

今後適用が期待されているものとして、預金口座へのマイナンバー付番や医療等分野における利用範囲の拡充、戸籍・パスポート登録事務などが議論されています。

１．マイナンバーの担当者を決めましょう
マイナンバーは誰でも取り扱っていいわけではありません。マイナンバー事務取扱責任者・担当者を決めましょう。

２．対象となる業務を洗い出しましょう
実務上、次の業務でマイナンバーを取り扱うこととなります。
□給与所得・退職所得の源泉徴収票作成
□雇用保険届出
□労災保険の支給に基づく請求
□健康保険・厚生年金保険届出
□国民年金の第３号被保険者の届出
□報酬・料金等の支払調書作成
□配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成
□不動産の使用料等の支払調書作成
□不動産等の譲受け対価の支払調書作成

３．マイナンバーを取り扱うルールを決めましょう
マイナンバーの取り扱いについて、社内ルールを決めましょう。次の流れに沿って考えるとわかりやすいです。

（１）取得・収集

マイナンバーを取得する際には、本人確認（※後述）が必要となります。
本人確認とは、①番号確認と②身元確認のことをいいます。
会社でマイナンバーを取得する対象者は大きく分けて次の３つです。
①従業員本人
②従業員の扶養家族
③従業員以外　⇒　弁護士・税理士・社労士・大家など

（２）保管

マイナンバーが記入された書類は、鍵のかかるキャビネットや書庫に保管しなければなりません。
また、マイナンバーが記入された特定の書類は、一定期間の保存が義務付けられています。
□給与所得者の扶養控除等申告書等⇒７年間
□給与所得者の住宅借入金等特別控除申告書⇒７年間
□源泉徴収簿⇒７年間
□雇用保険の被保険者に関する書類⇒４年間
□労災保険に関する書類⇒３年間
□健康保険・厚生年金に関する書類⇒２年間

したがって、従業員が辞めたからといって、直ちにこれらの書類を廃棄することはできません。

（３）利用・提供

会社はあらかじめマイナンバーの利用目的を従業員などにわかりやすく説明しなければなりません。明示した利用目的以外でのマイナンバーの利用・提供は禁止されています。マイナンバーを収集する前に、利用目的を通知する文書を作成するとよいでしょう。

（４）廃棄

保管期限が過ぎたものは、マイナンバー関係書類をできるだけ速やかに、焼却または溶解など復元できないようにして廃棄する必要があります。

マイナンバーを取得する際は、①正しい番号であることの確認（番号確認）と、②手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）が必要です。

次のいずれかの方法で本人確認をする必要があります。
１．個人番号カード（番号確認＋身元確認）
２．通知カード（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
３．マイナンバーの記載された住民票の写し（番号確認）と、運転免許証など（身元確認）

たとえ、長年勤続している従業員であっても、本人確認手続きを取らなければなりません。

なお、従業員の扶養家族のマイナンバーを取得するときは、従業員が個人番号関係事務実施者として、その扶養家族の本人確認を行うことになります。そのため、会社は扶養家族の本人確認を行う必要はありません。

従業員からマイナンバーの提供を拒否された場合は、法令で定められた義務であることを説明し、提供を求めてください。
それでも提供を拒否された場合は、書類の提出先の機関の指示に従うことになります。

小規模な事業者であっても、マイナンバーが必要となる業務を取り扱う場合には、従業員からマイナンバーや個人情報を取得して保管する必要があります。

平成28年分の申告書から記載が必要となります。